Dokumentation erbrachter Leistungen via E-Mail: Integration in Systeme, wie AutoTask, TANSS, googleSheets, SQL etc.
Die Integration erbrachter Leistungen in Systeme wie AutoTask, TANSS, googleSheets und SQL via E-Mail ist leichter als Sie denken.
Sie brauchen keinen E-Mail-Server oder lokalen Mail-Client. Lediglich eine Makrotabelle wäre hilfreich.
Inhaltsverzeichnis
Einrichtung
In den Einstellungen des Supporter-Moduls finden Sie den Menüpunkt „Dokumentation, Integration einrichten“.
Wählen Sie die Option „Berichtversand per E-Mail aktivieren“ und Hinterlegen die Zieladresse(n) im „AN“ und ggf. „CC“-Feld. Das Feld „BCC“ ist nur für Admins (Team oder lokaler) sichtbar, nicht jedoch für Supporter eines Teams (bei Nutzung des pcvisit Accounts). Es können beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegt werden (Trennung durch , ; I)
Durch entsprechendes Setzen eines Betreffs (auch mit Hilfe von Makros möglich), können Sie später Ihre E-Mails besser zuordnen bzw. filtern.
Anschließend wählen Sie die gewünschte Vorlage (E-Mail Body) über das Pull-Down-Menü. Sie können diese Vorlagen direkt nutzen oder vorab individuell nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Diese Einstellungen können ebenfalls in der pcvisit Web App vorgenommen werden:
Loggen Sie sich einfach ein unter https://mobile.pcvisit.de/ und öffnen Sie "Einstellungen" - "Fernwartungen" - "Berichtversand per Email aktivieren" oder öffnen Sie folgenden Link: https://mobile.pcvisit.de/settings/sessions?scrollTo=documentation
Ergebnis
Sind die Einstellungen erfolgt, wird nach jeder Fernwartung/Präsentation eine Zusammenfassung der erbrachten Leistungen an alle eingetragenen E-Mail-Adressaten versandt.
Wird die Dokumentation via E-Mail gewählt, werden automatisch die eingestellten Fernwartungskommentare in jeder Fernwartung abgefragt. Beim Start, bei Beitritt des ersten Teilnehmers (= KundenID) und beim Ende der Fernwartung (= Service-Beschreibung).
Die entsprechenden Haken für die einzelnen Fernwartungskommentare müssen in den Einstellungen oben unter "Fernwartungskommentare" gesetzt werden.
Dabei kann die KundenID auf mehrere Arten für die Dokumentation gesetzt werden:
Eingabe im Beitrittskommentar der Fernwartung
Wurde eine Fernwartung aus einem bestehenden Supportfall gestartet, in dem eine Kunden-ID hinterlegt ist, wird diese im 2. Fernwartungskommentar vorgeschlagen
In der Remote-Host-Liste kann man für jeden Remote-Host eine eigene Kunden-ID hinterlegen, die dann im 2. Kommentar vorgeschlagen wird, wenn zu diesem Remote-Host via RH-Liste eine Fernwartung durchgeführt wird.
Makro-Tabelle
Makros werden immer in der Form ${token} genutzt.
Makro | Wert |
|---|---|
${title} | 'Fernwartung' oder 'Präsentation' |
${history} | Verlauf der Fernwartung |
${duration} | Fernwartungsdauer |
${clientid} | Die vom Supporter zugewiesene Kennung des Kunden (Kommentar beim Kundenbeitritt oder im ${Remote-Host} hinterlegt oder aus dem Supportfall heraus) |
${clientname} | Name des Kunden (meistens LogIn-Name (Rechnername)) |
${clientcomputername} | Computername des Kunden-PCs |
${clientcomputerdisplayname} | Remote-Host: Anzeigename des Computers in der Ressourcenliste des Supporters (Displayname) Kunden-Modul: Computername |
${clientidentity} | pcvisit Kennung des Kunden (Rechnername#Zähler) |
${comment0} | Kommentar bei Fernwartungsbeginn |
${comment2} | Kommentar bei Fernwartungsende |
${servicedescription} | Servicebeschreibung (Kommentar bei Fernwartungsende) |
${supportername} | Name des Supporters |
${supportercompany} | Firmenname des Supporters |
${starttime} | Startzeit der Fernwartung |
${utcdelta} | Zeitzonendifferenz |
${teamviewerclientid} | TeamViewer-ID des Kundensystems (Hauptkunde in der Fernwartung) |
${sessionid} | ID der genutzten Fernwartung |
${macaddress} | Mac-Adresse des Hauptkunden in der Fernwartung |
${starttimeposixms} | Fernwartungs-Startzeit in Unix-Zeit |
${endtimeposixms} | Fernwartungs-Endzeit in Unix-Zeit |
${companyid} | Firmen-ID des Fernwartungs-Erstellers (1234567890) |
${companyidformat} | Formatierte Firmen-ID des Fernwartungs-Erstellers (F123 456 7890) |
Bei den Tokens ${starttimeposixms} und ${endtimeposixms} lassen sich Datums- und Zeitformate anpassen.
Beispiel:
${starttimeposixms:yyyy-MM-dd hh:mm:ss} gibt Start-Datum und -Zeit z.B. wie folgt aus: 2017-07-31 15:35:54.
Weitere Formatierungsmöglichkeiten siehe Tabelle.
Datumsformate
AUSDRUCK | AUSGABE |
|---|---|
d | Tag als Zahl ohne führende Null (1 bis 31) |
dd | Tag als Zahl mit führender Null (01 bis 31) |
ddd | abgekürzte lokalisierte Tagesbezeichnung ('Mo' bis 'So') |
dddd | lange lokalisierte Tagesbezeichnung ('Montag' bis 'Sonntag' |
M | Monat als Zahl ohne führende Null (1 bis 12) |
MM | Monat als Zahl mit führender Null (01 bis 12) |
MMM | abgekürzte lokalisierte Monatsbezeichnung (z.B. 'Jan' bis 'Dez') |
MMMM | lange lokalisierte Monatsbezeichung (z.B. 'Januar' bis 'Dezember') |
yy | zweistellige Jahreszahl (00 bis 99) |
yyyy | vierstellige Jahreszahl |
Zeitformate
AUSDRUCK | AUSGABE |
|---|---|
h | Stunde ohne führende Null (0 bis 23 oder 1 bis 12 bei AM/PM-Anzeige) |
hh | Stunde mit führender Null (00 bis 23 oder 01 bis 12 bei AM/PM-Anzeige) |
H | Stunde ohne führende Null (0 bis 23 auch bei AM/PM-Anzeige) |
HH | Stunde mit führender Null (00 bis 23 auch bei AM/PM-Anzeige) |
m | Minute ohne führende Null (0 bis 59) |
mm | Minute mit führender Null (00 bis 59) |
s | Sekunde ohne führende Null (0 bis 59) |
ss | Sekunde mit führender Null (00 bis 59) |
z | Millisekunde ohne führende Nullen (0 bis 999) |
zzz | Millisekunde mit führenden Nullen (000 bis 999) |
Vorlagen
Wir haben für Sie einige Vorlagen erstellt, welche Ihnen die Integration in verschiedene Systeme erleichtern sollen.
Die Vorlagen finden Sie direkt im Supporter-Modul bei der Einrichtung der E-Mail-Dokumentation oder in diesem Artikel.
Hinweise
Hinweis zur Einbindung in Autotask:
In der E-Mail-Vorlage für Autotask steht unten ein definierter Block mit ID und Passwort.
Dabei handelt es sich NICHT um das Login bei Autotask!
Sie bekommen dieses Login über Autotask heraus:
Im Dashboard von Autotask nach dem Login:
Links Oben Hauptmenü
Admin
Funktionen & Einstellungen
Eingehende E-Mail Verarbeitung
Unter ADD Ticket Email Service (ATES) gibt es eine
Serviceanbieter-ID = Benutzername und
Serviceanbieter-Passwort = Password
Diese beiden Daten sind zur Verwendung in der E-Mail-Dokumentation vorgesehen.
Hinweis für Kunden mit einem eigenen pcvisit PRIVATESERVER
Eine Integration mit TANSS setzt vorraus, das der Absender <mail-factory@pcvisit.de> ist.
Nutzer eines eigenen pcvisit PRIVATESERVER müssen sich gegebenenfalls mit TANSS in Verbindung setzen, um auch andere Absender freischalten zu lassen.
Weitere Informationen:
Integration von pcvisit in Ihr Ticketsystem
Wie Sie Ihre Fernwartungsprotokolle in Google Sheets integrieren
Wie Sie Ihre Fernwartungsprotokolle in Google Calendar integrieren