Wie Sie Ihre Fernwartungsprotokolle in Google Sheets integrieren

Um alle Fernwartungen auf einem Blick zu sehen, ist die Nutzung von Zapier ebenfalls sinnvoll. Bei dieser Möglichkeit werden alle Fernwartungen an Google Sheets weitergeleitet und sind in einem Dokument zusammen gefasst, wie nachfolgend beschrieben wird:

1. Loggen Sie sich bei Zapier ein, nachdem Sie sich einen Account erstellt haben.

2. Klicken Sie am oberen linken Bildschirmrand auf MAKE A ZAP!

3. Wählen Sie als ersten Schritt den Trigger aus. Dieser lautet E-Mail Parser by Zapier. Sie können den Trigger ganz einfach in der App-Auswahl suchen.

4. Wählen Sie New Email als Trigger Event und fahren sie anschließend über Continue fort.

5. Falls Sie bereits einen E-Mail-Parser eingerichtet haben, können Sie diesen nun direkt auswählen. Andernfalls wählen Sie Sign in to E-Mail Parser by Zapier.

6. Nutzen Sie Ihr bestehendes Zapier-Konto und autorisieren es anschließend:

7. War die Autorisierung erfolgreich, können Sie mit Continue fortfahren.

8. Falls noch keine Mailbox eingerichtet ist, öffnen Sie nun https://parser.zapier.com/ (Link unterhalb des Auswahlfeldes).

9. Wählen Sie Create Mailbox.

10. Nun wird eine zufällig generierte Mailbox angelegt. Der E-Mail-Parser versucht sofort, neue E-Mails aus diesem Postfach zu holen. Da noch keine Neuen vorhanden sind, drücken Sie Skip waiting.

11. Sie landen nun in einem leeren Template der generierten Mailbox.

Sie können die Adresse oben mit einer gewünschten Adresse ersetzen, es wird aber empfohlen, die bereits generierte zu benutzen oder sich selbst eine ID zu generieren. Von lesbaren Adressen oder Namen wird für die erstellte Mailbox abgeraten.

Wählen Sie anschließend Save Adress and Template.

12. Ihre Mailbox sollte nun wie folgt aussehen:

13. Sie können diese E-Mail-Adresse direkt in Ihrem Supporter-Modul eintragen. Entweder nach der Empfängeradresse, getrennt mit einem Komma oder im CC/BCC. Alle Protokolle werden nun auch an diese Adresse weitergeleitet.

Führen Sie nun zum Test eine Fernwartung durch, um ein Template im Parser zu erstellen. Die Dauer ist hierbei egal, Zapier benötigt lediglich eine E-Mail mit validen Daten.

14. Nach Ende der Fernwartung taucht das Protokoll Ihrer Fernwartung in Ihrer Zapier Mailbox auf.

15. Erstellen Sie nun ein Template aus der erhaltenen E-Mail über “template” - “Click here”

16. Sie können nun die Werte für Fernwartungsdauer, Supportername, Start der Fernwartung usw. selbst festgelegten Variablen zuweisen. Diese Variablen können anschließend von Zapier verarbeitet und an diverse Apps (z.B. Google Sheets und Google Kalender) weitergeleitet werden.

Die Deklaration der Variablen ist kinderleicht: Markieren Sie einfach den gewünschten Wert und vergeben Sie anschließend einen passenden Namen, unter dem Sie später die Variable nutzen möchten. Einmal vergeben, versucht Zapier für alle folgenden E-Mails an diese Mailbox die gesuchten Werte zu parsen und für die Action (siehe unten) bereitzustellen.

Um z.B. den Namen des Supporters in einer Variable zu speichern, markieren Sie den betreffenden Bereich im Protokoll mit der Maus (den Namen zwischen den Apostrophen, rosa unterlegt) und tragen Sie Ihren Variablennamen im Pop-up ein. Für unser Beispiel “NameSupporter”:

17. Drücken Sie anschließend “Save”. Sie werden feststellen, dass der gewählte Bereich mit unserer Variablen überschrieben wurde und gelb markiert ist: {{namesupporter}}

Zapier kann nun diese Variable für späteren Gebrauch nutzen.

Nach dem gleichen Prinzip vergeben Sie nun noch Variablen für den Start der Fernwartung, die Dauer der Fernwartung, den Supporternamen, das Ende der Fernwartung, die Kundennummer (Kommentar beim Beitritt des Teilnehmers, muss im Supporter Modul aktiviert werden) und die Service-Beschreibung (Kommentar am Ende der Fernwartung, muss im Supporter Modul aktiviert werden).

Sie können natürlich alle vorhandenen Felder des Protokolls mit einer Variable versehen und für den späteren Gebrauch nutzen.

Diese Werte können Sie jetzt mit Zapier verwenden.

Das Erstellen des Templates wird mit Save Address and Template beendet.

Sie können nun mit der Erstellung Ihres Zaps fortfahren.

18. Wählen Sie Ihre soeben erstellte Mailbox aus dem Dropdown-Menü und fahren Sie mit Continue fort.

19. Zapier testet nun den E-Mail Parser. Fahren Sie mit Test trigger fort.

Der Test verlief erfolgreich, wenn eine E-Mail gefunden wurde. In der Testzusammenfassung sind vergebene Variablen sowie der Originaltext der E-Mail enthalten:

Sind alle Werte wie erwartet, fahren Sie mit Continue fort.

20. Nun wählen Sie, was Sie mit dem Trigger, also der E-Mail/dem Fernwartungsprotokoll und damit den vorher festgelegten Variablen machen wollen. Wählen Sie dafür Google Sheets in den möglichen Apps.

21. Die Action, die wir benötigen, heisst Create Spreadsheet Row. Wählen Sie diese und klicken Sie Continue.

22. Verknüpfen Sie nun Ihren Google Sheets Account mit Zapier über Sign in to Google Sheets oder wählen Sie einen bereits verknüpften Google Account aus (falls vorhanden).

Räumen Sie Zapier noch die Berechtigung ein, Google Sheets nutzen zu können.

Bestätigen Sie anschließend mit Continue.

23. Nun können Sie auswählen, in welches Spreadsheet die Dateien eingefügt werden sollen. Dieses Spreadsheet muss bereits vorhanden sein und sollte folgendes Format haben (Beispiel):

Zapier wertet die erste Zelle pro Spalte aus. Diese Deklaration brauchen wir, um später die richtigen Werte der geparsten E-Mail eintragen zu können. Wählen Sie im DropDown für die Spreadsheets ihr angelegtes Spreadsheet aus und unter Worksheet das Sheet, in welches geschrieben werden soll (im Bsp. nur eins vorhanden).

24. Wurde alles richtig gewählt, liest Zapier die Spaltenköpfe aus und überlässt nun Ihnen, was Sie pro Aktion in die jeweilige erste Zelle darunter (Action: Create Spreadsheet Row) eintragen möchten.

Da Sie die Tabellenköpfe passend zu den geparsten Werten gewählt haben, ist der Rest einfach: Wählen Sie für die jeweiligen Spalten die dazugehörigen Werte.

Bspw. wählen Sie für die Spalte Start der Fernwartung (Name Ihrer Spalte im Sheet) die Variable Parse Output Startfernwartung (geparster Wert aus Ihrer E-Mail).

Wählen Sie nun nacheinander die korrekten Variablen namesupporter, dauerfernwartung, endefernwartung, kundennummer und servicebeschreibung für die zugehörige Spalte aus und fahren Sie mit Continue fort.

25. Zapier versucht nun mit Test & Continue eine Zeile mit Werten aus dem Template in das Google Sheet zu schreiben.

Nachdem der Test erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie in Ihr Spreadsheet Fernwartungsprotokolle überprüfen. Hier sollten nun die Werte aus dem Fernwartungsprotokoll Ihrer letzten pcvisit Fernwartung zu sehen sein (im Beispiel die Werte der initialen Fernwartung, mit welcher das Template erstellt wurde).

Hinweis: Zapier schreibt immer in die erste leere Zeile im Spreadsheet. Löschen Sie also mal eine Zeile, so wird Zapier den nächsten Eintrag in dieser freien Zeile setzen. Mit Filtern können Sie später noch gezielt einzelne Ausgaben in spezielle Spreadsheets umleiten (nicht im Zapier Free Plan enthalten).

26. Sie können diesen Zap jetzt mit Turn on Zap abschließen. Die Erstellung des Zaps ist nun abgeschlossen! Alle zukünftigen Fernwartungen, nach welchen ein Protokoll verschickt wird, werden nun in diesem Format in Ihren Google Sheet eingetragen.

Eine Anleitung, wie Sie Fernwartungsprotokolle in Ihren Google Calendar integrieren, finden Sie hier.